Toute organisation doit faire face à un grand nombre de documents. Chaque service a ses propres archives et systèmes de classement qui ne sont pas standardisés. Ainsi, cela rend l’accès à certaines informations difficile et fastidieux. Afin de fluidifier le flux de travail des collaborateurs ainsi que de faciliter l’accès à l’information et à son extraction, il est nécessaire de mettre en place des solutions modernes de gestion documentaire.
En quoi consiste la gestion documentaire ?
La gestion documentaire et plus généralement d’information n’est pas relative uniquement au papier. En effet, une organisation reçoit tous types de documents physiques et digitaux. Par exemple, un facture peut être reçue par voie postale ou par email. Le document doit être traité de la même manière afin d’en extraire les informations utiles et l’éventuel partage avec d’autres services. Les documents qui arrivent par différents canaux sont difficiles à centraliser et nécessitent un certain temps de traitement en raison d’actions manuelles.
De quoi ces solutions sont capables ?
Il existe de véritables systèmes de gestion documentaire qui facilitent et automatisent le traitement des informations. Voici deux possibilités offertes par ces solutions :
1 – Scanner et stocker l’information
Ces solutions sont en mesure de scanner et de « comprendre » le document soumis. En effet, grâce à la technologie OCR (Optical Character Recognition), l’outil reconnait certaines informations afin de les stocker automatiquement dans une base de données SQL. Toutes les informations sont indexées de manière à pouvoir être consultées au besoin par tous les collaborateurs. Cela facilite l’accès et le partage d’informations importantes rapidement.
2 – Faciliter le scan de documents papier
Lorsqu’un collaborateur scanne un document sur une imprimante multifonction compatible avec le système, il a la possibilité de l’envoyer directement sur un répertoire Cloud en quelques secondes (SharePoint, Google Drive, Dropbox, etc.). Chaque utilisateur peut personnaliser ses répertoires en fonction de ses besoins afin d’éviter les laborieuses manipulations. Le scan et l’envoi automatique fluidifient le flux de travail et représentent un gain de temps considérable pour les collaborateurs.
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